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En esta ponencia presentaremos OpenProdoc 2.1 y algunos casos de uso de esta solución de gestión documental libre y de código abierto.

OpenProdoc, que nació como un reto profesional de Joaquín Hierro, se ha convertido en una herramienta cada vez más completa y ofrece de forma libre las principales funcionalidades necesarias en la gestión documental:

• Clasificación y búsqueda de documentación.
• Control de versiones.
• Gestión de metadatos.
• Gestión de reglas de acceso.
• Programación de tareas.

Desde el punto de vista técnico, algunas de las características más interesantes de OpenProdoc son las siguientes:

• Gracias al uso de herencia y polimorfismo, todo el proyecto es muy compacto y su núcleo ocupa menos de 1M.
• El API ofrece todas las funcionalidades (incluidas las de administración), por lo que puede integrarse con proyectos que requieran manejar documentos, aprovisionamiento de usuarios, seguridad, etc., lo que facilita su uso en un modelo SaaS.
• El modelo de conectores permite ampliarlo las posibilidades de almacenamiento y seguridad.
• Gracias al diseño funciona en cualquier base de datos, servidor de aplicaciones y sistema operativo.
• La gestión de permisos utiliza una combinación de listas de control de acceso y de roles, lo que dota a la herramienta de una gran granularidad y permite aplicar reglas de acceso complejas como las que encontramos en las organizaciones, donde no vale la lógica del “todo o nada”.

Uno de los aspectos que diferencian a OpenProdoc del resto de alternativas de gestión documental libres es que absolutamente todo su código está publicado en GitHub y lo único por lo que paga el usuario es por los servicios que quiera contratar a una consultora especializada en este programa. Esto no es lo habitual en la mayoría de soluciones de este tipo, basadas en modelos de negocio open core donde se ofrece a los usuarios una versión de pago con funcionalidades recortadas de la versión community. Unas veces, se trata simplemente de funcionalidades de acceso anticipado que acaban siendo liberadas pasado un tiempo, pero en algunos casos estamos hablando de funcionalidades críticas sin las cuales el producto de código abierto se queda muy limitado.

La principal novedad que trae OpenProdoc en su versión 2.1 es un OPAC (Online Public Access Catalog) para realizar búsquedas de documentos sin tener que autenticarse en la herramienta. Esta versión incorpora también la compatibilidad con tesauros multivaluados, más funcionalidades de administración y un nuevo empaquetado. Cambios que consolidan a OpenProdoc como una opción libre y de código abierto a considerar seriamente por parte de aquellas organizaciones que estén buscando una solución de gestión documental profesional.

Esta herramienta está siendo utilizada principalmente por ONG, fundaciones y centros de enseñanza, y tendremos ocasión de explicar alguno de estos casos de uso.